Як якісно провести аудит трудових книжок перед скануванням
Кабінет Міністрів України з червня 2020 року схвалив законопроєкт щодо запровадження ведення трудових книжок в електронній формі.
Перед скануванням трудових книжок їх потрібно ґрунтовно перевірити. Розпочати аудит сканування необхідно з перевірки першої сторінки (титульний аркуш).
Спочатку звіряємо паспортні дані
На першій сторінці трудової книжки зазначаються відомості про працівника:
- прізвище, ім’я та по батькові;
- дата народження.
Окрім того, зверніть увагу на наявність:
- підпису власника трудової книжки, яким він завірив правильність внесених даних;
- підпису особи, відповідальної за видачу трудових книжок;
- печатки закладу, де трудову заповнили вперше.
Після цього перевіряємо записи про зміни ПІБ
У разі зміни працівником прізвища, імені, по батькові роботодавець зобов’язаний внести відповідні записи до його трудової книжки. Підстава — документи, що підтверджують зміни:
- паспорт;
- свідоцтво про шлюб;
- свідоцтво про зміну прізвища, імені чи по батькові тощо.
Зміни вносять на першій сторінці трудової книжки. Роблять це так:
- однією рискою закреслюють колишнє прізвище і записують нове;
- на внутрішньому боці обкладинки вказують інформацію про документ, на підставі якого зроблено запис, з його реквізитами;
- запис завіряють підписом відповідальної особи і печаткою підприємства.
Як можна усунути виявлені помилки?
- Помилка у записі ПІБ чи даті народження. Такий бланк трудової книжки вважають зіпсованим, складають акт на його списання та оформляють трудову на іншому бланку. Якщо помилився попередній роботодавець — працівнику необхідно звернутись до нього для виправлення помилки. В разі ліквідації попереднього місця роботи, виправити ситуацію необхідно в судовому порядку.
- Не внесено запис про зміну ПІБ. Наразі ви є останнім роботодавцем та маєте внести відповідні зміни.
Головне управління Пенсійного фонду України в Тернопільській області.
